E-Office Là Gì
Văn phòng điện tử (hay còn gọi là E-Office) đang là hình thức quản lý doanh nghiệp từ xa được rất nhiều nhà lãnh đạo quan tâm. Đặc biệt trong thời điểm các thành phố lớn có nguy cơ giãn cách xã hội do tình hình dịch Covid-19 tại Việt Nam diễn biến vô cùng phức tạp. Vậy lợi ích của văn phòng điện tử đối với doanh nghiệp giai đoạn khó khăn này là gì?
Văn phòng điện tử (E-office) là gì?
Thuật ngữ E-office hay Văn phòng điện tử ra đời, đánh dấu sự chuyển dịch từ mô hình quản trị truyền thống lên mô hình quản trị trực tuyến làm tiền đề cho tiến trình Chuyển đổi số doanh nghiệp.
Bạn đang xem: E-office là gì
Văn phòng điện tử là một phần mềm tích hợp đầy đủ các ứng dụng phục vụ nhu cầu quản lý, xử lý hồ sơ công việc, trao đổi thông tin, điều hành nội bộ, khởi tạo và quản lý văn bản tài liệu, công văn, báo cáo… nhằm mục đích thay thế và hiện đại hóa các phương thức quản lý thông tin truyền thống.
Lợi ích của văn phòng điện tử E-Office trong điều hành và quản trị doanh nghiệp
Một trong những công cụ giúp doanh nghiệp thiết lập văn phòng điện tử là E-office. Hiệu quả của văn phòng điện tử E-office mang lại đã được nhiều doanh nghiệp SME xác nhận.
Cắt giảm tối đa chi phí ẩn trong doanh nghiệp
Đại dịch Covid-19 diễn ra tại Việt Nam ảnh hưởng không nhỏ tới lợi nhuận của các doanh nghiệp. Chưa hết, hậu Covid -19, nhiều doanh nghiệp vẫn còn loay hoay trong bài toán doanh thu. Việc cắt giảm tối đa chi phí không cần thiết là điều cần làm.
Tuy nhiên, cách thức quản trị kiểu cũ tiêu tốn khá nhiều chi phí cho việc mua giấy tờ, mực in, đầu tư trang thiết bị lưu trữ. Chưa kể đến là chi phí sửa chữa, bảo trì định kỳ máy chấm công vân tay, thời gian lãng phí hay chi phí làm thêm giờ do công việc chậm tiến độ.
Xem thêm: Tác Dụng Uống Nước Cây Khổ Qua Có Tác Dụng Gì, 8 Công Dụng Cực Tốt Của Cây Mướp Đắng
Văn phòng điện tử tối ưu thời gian xử lý công việc cho nhân viên
Hầu hết các doanh nghiệp sử dụng hình thức chấm công vân tay, xuất dữ liệu qua bảng Excel sau đó tính lương thủ công gặp phải tình trạng:
Quá trình tổng hợp thông tin đi muộn, về sớm, tăng ca, nghỉ phép để hoàn thiện bảng chấm công chi tiết cho nhân sự mất quá nhiều thời gianMỗi vị trí áp dụng một chế độ lương khác nhau nên việc tính lương hàng tháng khiến bộ phận kế toán vô cùng vất vả và áp lực.Trước khi gửi sếp duyệt còn phải chuyển qua nhân sự rà soát, xử lý thắc mắc, khiếu nại. Quy trình rườm rà đó cần sự cộng tác làm việc của nhiều cá nhân, phòng ban, không chỉ tốn kém nguồn lực mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ, hiệu suất làm việc của bộ phận chuyên trách.
E-Office chuẩn hóa các quy trình nghiệp vụ – Thúc đẩy bộ máy vận hành
Bộ công cụ E-Office xây dựng 1 quy trình làm việc chuyên nghiệp – nhanh chóng – chính xác giúp nhân viên làm đúng, làm chuẩn, tăng hiệu suất chung của đội nhóm và doanh nghiệp. Mọi báo cáo, đơn từ, đề xuất bắt buộc khởi tạo trên hệ thống dựa trên 100+ biểu mẫu E-forms có sẵn, phân quyền chi tiết, gán người theo dõi rõ ràng.
Văn phòng điện tử e-office: Khắc phục những bất cập khi trao đổi công việc qua Email, Zalo
Với phần mềm văn phòng điện tử E-Office, nhà lãnh đạo dễ dàng quản lý thời gian làm việc của nhân viên ngay trên di động, nhìn thấy bức tranh tổng thể và chi tiết ai đi làm, ai vắng mặt, nhân sự nào đi muộn và đi muộn bao nhiêu phút. Tất cả đơn xin nghỉ phép, giải trình chấm công cũng được thực hiện trên phần mềm thay vì gửi Email như trước.
Phần mềm E-Office cung cấp môi trường trao đổi thuận tiện ngay dưới mỗi báo cáo, tránh tình trạng thảo luận qua Zalo, Skype dễ bỏ lỡ thông tin hoặc bị xao nhãng bởi những đoạn hội thoại không liên quan đến công việc.
Xem thêm: Nước Luộc Giá Uống Nước Giá Đỗ Có Tác Dụng Gì, Nước Luộc Giá Uống Có Tác Dụng Gì
Hiệu quả khi làm việc từ xa – Xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp
Nhờ xây dựng một môi trường làm việc số nơi mọi thông tin, quy trình đều minh bạch rõ ràng, nhân sự của bạn có thể nắm bắt chính xác đầu việc cần làm, deadline thực hiện để sắp xếp thời gian phù hợp. Nhà quản lý theo dõi sát sao tiến độ công việc của nhân sự, phát hiện nhanh chóng các nút thắt để điều phối xử lý kịp thời. Ngay cả khi làm việc từ xa, hiệu quả công việc của doanh nghiệp vẫn được đảm bảo.
5 bước cơ bản xây dựng Văn phòng điện tử
Để xây dựng văn phòng điện tử cho doanh nghiệp, bạn có thể tham khảo 5 bước sau:
Chuẩn hóa hệ thống giấy tờ, quy trình xử lý nội bộXác định mô hình phù hợpLên kế hoạch triển khaiĐào tạo nhân sựĐo lường và đánh giá kết quả